最快在Excel中输入学生成绩的方法

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	最快在Excel中输入学生成绩的方法

对于教师来说每次考试后整理学生成绩都不是一件轻松的事情。 通常收回的学生试卷并不可能按已有成绩表中的顺序排列,因此每次用输入成绩前都得先把试卷按记录表中的顺序进行整理排列,之后才能顺次输入,这自然是很麻烦的。

实际上最快速的录入方法应该是按试卷的顺序在Excel中逐个输入学号和分数,由电脑按学号把成绩填入成绩表相应学生的记录行中。

在Excel中实现这个要求并不难。

  首先我们得有一张成绩记录表,然后在成绩记录表侧增加四列(J:N),并输入列标题(图1)。   1.表格设置    选中表格的J1,单击菜单数据/有效性,在设置选项卡中单击允许的下拉列表选择序列,在来源中输入=$C$1:$H$1。

选中K列右击选择设置单元格格式,在设置单元格格式窗口数字选项卡的分类中选中文本,确定设置为文本格式。   2.输入公式  选中J2输入公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE)),"",VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE)),按A2的学号在L:M查找并显示相应的分数,如果没找到出现错误则显示为空。

  在表格的L2输入公式=VALUE("2007"LEFT(K2,3)),提取K2数据左起三位数并在前面加上2007,然后转换成数值。

由于同班学生学号前面部分一般都是相同的,为了加快输入速度我们不需要全部输入,只要输入学号的最后三位数即可,然后L2公式就会自动为提取的数字加上学号前相同的部分2007显示完整学号。

接着在M2输入公式=VALUE(MID(K2,4,3)),提取Excel表格的K2数据从第4位以后的3个数字(即分数)并转成数值。 最后选中J2:L2单元格区域,拖动其填充柄向下复制填充出与学生记录相同的行数(图2)。

  注:的VALUE函数用于将提取的文本转成数值。

如果学号中有阿拉伯数字以外的字符,如2007-001或LS2007001,则学号就不再是数字格式而变成文本格式了,此时L2的公式就不必再转成数值了,应该改成="2007"LEFT(K2,3),否则会出错。

  3.防止重复  选中表格的K列单击菜单格式/条件格式,在条件格式窗口的条件1的下拉列表中选择公式并输入公式=L1=2007,不进行格式设置。 然后单击添加按钮,添加条件2,设置公式为=COUNTIF(L:L,L1)1,单击后面的格式按钮,在格式窗口的图案选项卡中设置底纹为红色,确定完成设置(图3)。

  这样,当在表格的L列中出现两个相同学号时,就会变成红色显示。

按前面的公式设置,当K列为空时L列将显示为2007,因此前面条件1的当L1=2007时不设置格式,就是为了避开这个重复。   4.录入成绩  需要输入成绩时,先单击表格的J1后的下拉按钮,从下拉列表中选择要输入的列标题(如:期中),再选中K1输入第一个学生的学号和成绩00159,回车,后面的L1、M1就会显示学生的学号2007001、分数59,同时分数会自动填写到学号为2007001行的J列单元格。

继续输入第二个学生学号分数008112,回车,如此重复即可完成全部学生的成绩录入。

在输入时如果学号出现重复,则输入的单元格和与其重复的单元格会同时以红色显示,提醒你输入可能出错了(图4)。

  由于表格的学号和成绩是按试卷顺序输入的,因此可以很方便地查出到底哪一个输入值是错误的。

全部输入完成后,只要选中J列进行复制,再选中保存期中成绩的E列,右击选择选择性粘贴,在弹出的窗口中单击选中数值选项,确定即可把J列显示的成绩以数值方式粘贴到E列。

  这样,只要顺次在表格中输入学号分数后回车就可以轻松完成成绩录入。 至于新增用于输入的J:M列内容,平时不需要录入成绩时可选中J:M列右击选择隐藏将其隐藏起来。

等需要时再拖动选中I:N列右击选择取消隐藏即可恢复。 当然你也可以一开始就把这4列的内容建立保存在其他Excel工作表中,那就可以完全不影响原表了,不过笔者认为还是放在同一表中会比较直观。